Mail Merge

Mail Merge : menggabungkan dokumen utama dan sumber data
 Yang dibutuhkan untuk membuat mail merge adalah:
1. Dokumen Utama yang berisi teks standard dan hal-hal lain yang tidak akan berubah dalam surat.
2. Sumber data yang berisi bagian-bagian yang akan berubah dalam surat (misal nama dan alamt penerima). Sumber Data bisa diubah-ubah datanya (New Entry, Delete Entry, Customize)
Setelah itu kita akan menggabungkan dokumen utama dan sumber data untuk membuat surat berdasarkan masing-masing alamat.
Contoh aplikasi Mail Merge :
- Membuat surat ke alamat yang berbeda dengan isi yang sama, misalnya surat Undangan Seminar untuk orang tua siswa
- Membuat Undangan Ulang Tahun
- Membuat Undangan Pernikahan, dll
Untuk menampilkan Mail Merge, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik Mailings → Start Mail Merge → Step by Step Mail Merge Wizard






















 Ikuti 3 step yang dibutuhkan untuk membuat sumber data:
1. Pilih opsi yang diinginkan : Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels, Directory.
Note: Karena kita ingin membuat surat, maka kita pilih Letters.
Setelah itu klik Next: Starting document




























2. Tentukan dokumen yang akan dijadikan dokumen utama. Ada 3 pilihan :
- Use the current document : menggunakan dokumen yang sedang diketik saat itu sebagai dokumen utama.
- Start form a template : menggunakan template mail merge yang sudah ada.
- Start from existing document : menggunakan dokumen mail merge yang sudah ada dan tinggal diubah sumber datanya.
Note: karena dokumen yang sedang kita ketik adalah dokumen utama, maka pilih Use the current document.
Setelah itu klik Next : Select recipients




















3. Selanjutnya, pilihlah sumber data penerima. Karena kita belum memiliki sumber data maka pilih Type a new list.












Lalu klik Create, maka akan muncul kotak dialog New Address List. seperti di bawah ini :

















Klik tombol Customize Columns maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini :















Coba Delete semua Field, lalu buat field baru : Nama Lengkap dan Address, setelah itu klik OK












Kita akan mendapatkan Field yang baru yaitu : Nama Lengkap dan Address. Isikan data pada Field Nama Lengkap dan Address!












Setelah mengisi data pada Field, klik OK, maka akan muncul kotak dialog Save As.
Save in: DATA D:\ di folder mail merge, di dalam folder kamu masing-masing *
*: dokumen utama dan sumber data disimpan dalam 1 folder agar mudah pencariannya !!!





Tekan Save, lalu akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini :













Lalu klik OK.
Membuka Dokumen Utama yang sudah ada mail merge-nya
Jika kamu membuka dokumen utama yang sudah ada mail merge nya, maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini.
Agar lebih mudah klik No (Yes juga bisa)






Maka dokumen utama kamu akan terbuka.
Kini saatnya kita menggabungkan dokumen utama dengan sumber data yang sudah kita buat tadi.



Meletakkan Field pada Dokumen Utama (menggabungkan sumber data dengan dokumen utama)
Ikuti langkah-langkah berikut :
1. Klik tab Mailings → Select Recipients → Use Existing List









2. Cari file sumber data yang sudah dibuat, pilih file tersebut, dan klik Open










3. Klik tab Mailings → Insert Merge Field ,



maka akan muncul field yang terdapat dalam sumber data yang sudah kita buat sebelumnya.
- Pilih field Nama_Lengkap
- Pilih field Address
- Setelah itu klik Preview Results , maka akan tampil isi field-nya.


Jika kamu ingin mengedit sumber data, tinggal pilih Mailings → Edit Recipient List